宋集贤院大学士一人，以宰相充。学士无定员，以给谏卿监以上充；直学士不常置。掌同昭文。判院事一人，以两省五品以上充，或差二人。
三馆通为崇文院，别置官吏。有：检讨，无定员，以京朝官充；校勘，无定员，以京朝幕府州县官充。掌聚三馆之图籍。监一人，内侍充，兼监秘阁图书。天禧五年，又置同勾当官一人。
秘阁至端拱二年，于崇文院中堂建，择三馆书籍真本，并内出古画墨迹等藏之。淳化元年，诏次三馆、直阁以朝官充，校理以京朝官充。掌缮写秘藏供御典籍图书之事。判阁一人，旧常以丞、郎、学士兼秘书监领阁事，大中祥符九年后，以诸司三品、两省五品以上官判。国初又置秘阁校理，通掌阁事。咸平后者皆不领务。
史馆旧寓集贤院，监修国史以宰相充。开宝中，薛居正以参知政事监修。自后参知政事亦有管勾修国史者，不常置。景德中，又有同修国史之名，史毕即停。修撰以朝官充，直馆以京朝官充。又有检阅、编修之名，不常置。掌修国史、日历及典图籍之事。判馆事一人，以两省五品以上充。后改官制，日历隶国史案，每修前朝国史、实录，则别置国史、实录院。国史院以首相提举，翰林学士以上为修国史，余侍从官为同修国史，庶官为编修官。实录院提举官如国史，从官为修撰，余官为检讨。
咸平五年八月，以秘书丞直史馆判三司度支局院孙冕为左正言，度支判官仓部郎中直秘阁潘慎修为考功郎中，都官郎中直史馆刘蒙叟为职方郎中。先是，京朝官任中外职事受代者，考课引对，多获叙迁，而计司、三馆不预兹例，有久次者。内出姓名，故有是拜。
咸平六年十月辛酉，翰林学士承旨宋白等言：「奉诏详定浴堂五院、宣徽、学士院、馆阁、客省、合门职授勒留及出官条制。馆阁孔目官、书直官、书库、表奏、守当官四年授勒留，遇恩二年授勒留。后守当官八年，书直、书库、表奏官七年，孔目官六年出职。其职次迁补者许通计年考，授料钱官者更留三年。典书、楷书五选赴集格。三馆入流，岁数已少，不得以诸色优劳减选。」
大中祥符二年十一月，令史馆别置楷书二人，专掌抄写日历，月给钱一贯五百、米二石，春、冬赐衣。实理五选，候年满日授外官勒留，遇恩重与迁转，永不出外官。时朝旨以所修日历多涉机秘之事故也。
《国史》、《会要》：昭文馆孔目官一人，书库官一人，守当官三人，楷书五人；史馆孔目官一人，四库书直官一人，表奏官一人，书库官四人，守当官三人、楷书十三人。大中祥符中又置写日历楷书二人，集贤院孔目官一人，表奏官一人，掌舍一人，秘阁典书三人，楷书七人，写御书十人，装裁匠十二人，秘书省书令史一人，楷书六人。
熙宁八年，诏职司资序以上及带馆职人降差遣者，令每任取旨。旧制，馆职出补外官代还，径供职馆下，元佑时尚复举行。其后亦罢其贴职，任京师宫观及外任代还与外补未行者，惟车驾出端门，则赴省迎驾起居而已。
元丰五年，官制行，即崇文院为秘书省，以寄禄官易监、少至正字，以秘书监、少监、承、郎、著作郎、佐郎、校书郎、正字为职事官。馆职不复试除，见带馆职人依旧如除职事官，校理以上转一官，校勘减磨勘三年，校书减二年，并罢所带职。
元丰官制：秘书监、少监各一人，或少监二人，丞二人，秘书郎二人，通掌省事。著作郎、佐郎各二人，专修日历。校书郎四人，正字二人，校对书籍。政和末，无复定员，官冗且滥。至宣和三年，论事者屡以为言，上亦厌之，乃诏三省定员数，且清其选。于是仿元丰之制，止增著作佐郎、校书郎、正字各二员，监、少之外，定为十八员，以仿有唐登瀛之数，其溢员皆外补。
祖宗时，馆职到馆一年理通判资序，三年理知州，已系通判者二年理知州，关升不用举主。及元丰肇新官制，改崇文院为秘书省，诏书虽称「凡厥恩数，悉如旧章」，然理资序法无复昔时。至元佑间复置馆职，因再举行，绍圣旋罢。至重和元年十二月，诏参酌旧法立为定制：应著作郎到任及一年，承务郎以上任校书郎；及二年，与通判资序，著作佐郎以上满三年，与理知州资序，即已系通判资序及二年、校书郎已系通判资序及三年者准此。行之逾年，御史以谓均为职事官，而秘书省官所理资序特异，非是，遂格不行。
崇宁中，以元丰法参立孔目官等品、从条：昭文馆孔目官、书库官、头名守当官、史馆孔目官、四库书直官、表奏官、上二名书库官，集贤院孔目官、书库官，为流外从九品。
政和四年，点检措置秘书省官以旧条参定吏领及迁补法：投名人旧以三百五十人为额，遇守阙系名有阙，即试补；至是，以不系迁与请给，遂不限人数。守阙系名五十人，遇正系名有阙，即补填，更不试。正系名五十人，遇守阙有阙，即试补。并试补、迁补，并依旧法；守阙旧以二十五人为额，三馆各五人，秘阁十人，省五人为二十人，试中守阙人分探归三馆、秘阁。
昭文馆守阙五人，遇本馆正名楷书或守当官有阙，即迁补。据所见阙，分两头项迁补出职：一项补正名楷书，以五人为额，至头名及四年出选人，自补正名楷书至头名共及二十年出官；一项守当官三人递迁书库官，书库官一名递迁孔目官，孔目官一名旧法四年半出选人，自补守当官递迁至孔目官出职共及二十二年半，至是人减半年，为四年出选人，自补守当官至孔目官年满出职共二十年。
史馆守阙五人，遇本馆正名楷书或守当官有阙，即迁阙。据所见阙，分两头项迁补出职：一项补正名楷书，以十三人为额，至头名及一年半出选人，自补正名楷书至头名出官共及十九年半；一项补守当官，递迁转补，守当官三人递迁书库官，书库官四人递迁表奏官，表奏官一名递迁四库书直官，四库书直官一人递迁孔目官，孔目官一名旧法二年满出选人，自补守当官迁迁至孔目官出职共二十二年，今减作一年一十个月出选人，自补守当官至孔目官年满出职共二十年零两个月。
集贤院守阙五人，遇本院正名楷书或守当官有阙，即迁补。据所见阙，分两项迁补出职：一项补正名楷书，以七人为额，至头名及二年十个月出选人，自补正名楷书至头名出官共及十九年零十个月；一项补守当官，递迁转补，守当官二人递迁书库官，书库官一名递迁孔目官，孔目官旧法五年半出选人，自补守当官递迁至孔目官出职共及二十二年，今减作五年出选人，自补守当官至孔目官年满出职共二十年。
秘阁守阙旧以十人为额，今减作五人为额，遇本阁正名楷书或典书有阙，即迁补。据所见阙，分两项迁补出职：一项补正名楷书，旧法以七人为额，至头名及三年，今减作二年九个月山选人，自补正名楷书至头名年满出职共十九年零三个月；一项补典书，旧法以三人为额，至头名及七年出选人，自补典书至头名出官共二十一年，今添作五人为额，内迁一名充孔目官，递迁出职，典书四人递迁孔目官，孔目官一名今三年十个月出选人，自补典书至孔目官年满出职共十九年零两个月。
投名人并本省职掌楷书以上保引，保二人、引一人。非游手工作及犯刑、责、刺札三路及凶恶之人，三馆、秘阁官试验书读《孟子》，书三百字不误十字、读三百字不差十字为合格。长、贰、丞、郎试覆，注籍收系，即宣降抽差，充禁中诸殿阁位手分管干文字。掌笺奏之类者，须入仕及一年以上，无过犯，仍长、贰、丞、郎再试验读《毛诗》、《老子》各三百字，不差十字，及书札真楷，乃遣。即试不合格，许执奏，虽奉特旨，亦奏知不行。若不再试及试不如格辄发遣者，官吏及被差人并徒二年，许人告，每名赏钱二百贯。其投名不如令者，以违御笔论，不知情减二等，许人告，每名赏钱二百贯。
政和七年，始置提举秘书省道录院，以大学士至使相、三孤充职，置管勾文字官二员，视殿中丞。
宣和二年，以中贵人提点三馆秘阁，亦以节度使至使相为之，皆以恩幸选，非故事也。旧有监书库官内臣一员，至是又下吏部差使臣一员；监门使臣一员，则本省奏辟。
